Handhabung der Finanzen

Nachfolgend ein paar Handlungsanweisungen für die ordnungsgemäße Durchführung und Handhabung von Geldzuwendungen (Geldspenden), Sachzuwendungen (Sachspenden) und weiteren Dingen.

Mitgliedsbeiträge

Jedes ordentliche Mitglied erhält zu Jahresbeginn eine Rechnung über den zu zahlenden Mitgliedsbeitrag. Da unsere Gemeinnützigkeit uns dazu berechtigt Zuwendungsbestätigungen auszustellen, erhält jedes Mitglied zum Jahresende eine entsprechende Bescheinigung zur Vorlage beim Finanzamt.

Geldzuwendungen

Jeder darf soviel Geld spenden wie er möchte und kann. Dies gilt auch für Nichtmitglieder. Auf Wunsch wird der Zuwendende (Spender) auf unserer Webseite als „Förderer“ namentlich erwähnt. Jeder Zuwendende erhält zum Jahresende eine Zuwendungsbestätigung über die Höhe der Geldspende zur Vorlage beim Finanzamt. Auf Wunsch wird diese auch kurzfristig ausgestellt.

Sachzuwendungen mit Zuwendungsbestätigung

Gerne nimmt der Verein Sachspenden in Form von z.B. Hardware unter Vorlage einer Original-Rechnung (die beim Verein verbleibt) als Spende entgegen, wenn sie der Förderung freier Netze dienen. Der Zuwendende sollte auf der Rechnung nach Möglichkeit namentlich erwähnt sein. Wie bei den Geldzuwendungen erhält der Zuwendende eine oder mehrere Zuwendungsbestätigung/en zum Jahresende zur Vorlage beim Finanzamt.

Es gilt zu beachten, dass bei Neuware diese sehr zeitnah dem Verein zugehen muss, ansonsten müssen Abzüge gemacht werden, da die Ware z.B. nach 2 Wochen nach dem Kauf eben nicht mehr „neu“ ist. Bei original verpackter Ware (eingeschweißt) werden keine Abzüge vorgenommen

Dies ist gesetzlich so geregelt und für bei Nichtbeachtung durch den Schatzmeister zu einem Strafverfahren wegen Ausstellung falscher Spendenbescheinigungen. Er wird daher ggf. Abzüge vom Originalpreis vornehmen.

Werden beim Kauf gebrauchter Artikel z.B. bei ebay Versandkosten fällig, werden auch diese mit bescheinigt. Bei gebrauchten Artikeln mit Original Rechnung wird der ungefähre Wert anhand von Vergleichspreisen geschätzt und bescheinigt.

Kurz gesagt:

  • Keine Spendenannahme ohne Original-Rechnung (wenn eine Zuwendungsbestätigung gewünscht ist)
  • Zuwendender muss ggf. mit Abzügen rechnen
  • Name sollte auf der Original Rechnung stehen
  • Bei Hardware sollte nach Möglichkeit die Seriennummer auf der Rechnung stehen (auch handschriftlich)
  • Original-Rechnung verbleibt beim Verein

Sachzuwendungen ohne Zuwendungsbestätigung

Gerne nimmt der Verein Sachspenden in Form von Hardware entgegen, die der Förderung freier Netze dienen. Liegt keine Original Rechnung des Besitzers mehr vor, kann keine Zuwendungsbescheinigung ausgestellt werden und die Sachen gelten als geschenkt.

Handhabung von vereinseigenem Inventar

Das vereinseigene Inventar wird vom Schatzmeister inventarisiert, um jederzeit einen Überblick über das Inventar zu haben. Selbsttätig vorgenommene Veränderungen am Inventar sind dem Schatzmeister unverzüglich mitzuteilen. Hierzu gehören:

  • Weitergabe des Inventars an andere Personen
  • Veränderung des dokumentierten Standortes
  • Änderung der Kontaktperson
  • Garantiefälle an zugewendetem Inventar zwecks Reparatur (gilt nicht für WLAN Router mit Freifunk Firmware
  • Einlagerungen
  • Zustandsänderungen (defekte, fehlendes Zubehör etc.)

Einmal jährlich sollten wir eine Inventur durchführen um einen Überblick über das Inventar zu erhalten und die Inventarliste zu aktualisieren.

Die Inventarisierung basiert auf Gerätetyp, Hersteller, Modell, Seriennummer, Anschaffungsdatum, Anschaffungswert, Energieverbrauch, Schätzwert, Schätzdatum, Standort, Kontaktperson.